Polityka prywatności Spectrum
Jak przetwarzamy dane przy kontakcie, zamawianiu licencji i korzystaniu ze strony oraz co pozostaje w Twojej instalacji Spectrum.
Projekt wersji 1.1 · aktualizacja: 6 września 2026.
Dokument wymaga przed publikacją uzupełnienia danych administratora oraz potwierdzenia dostawców, miejsc przetwarzania i okresów przechowywania. Pola do uzupełnienia są oznaczone nawiasami.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych związanych ze stroną, sprzedażą i obsługą licencji Spectrum jest [[PEŁNA NAZWA FIRMY, FORMA PRAWNA, ADRES, NIP, KRS — JEŚLI DOTYCZY]]. Kontakt w sprawach prywatności: [[E-MAIL DO SPRAW PRYWATNOŚCI]]. Adres do korespondencji: adres administratora wskazany powyżej.
Jeśli administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe należy podać tutaj: [[KONTAKT DO IOD LUB INFORMACJA, ŻE NIE WYZNACZONO IOD]].
Polityka dotyczy odwiedzających stronę, osób proszących o prezentację i cennik, ofertę lub wersję próbną, nabywców licencji oraz osób kontaktowych klientów. Zasady korzystania z programu określa umowa licencyjna Spectrum.
2. Dane, cele i podstawy przetwarzania
Dane otrzymujemy od Ciebie, od organizacji, którą reprezentujesz, oraz podczas obsługi połączeń ze stroną i serwerem licencji. Dane rozliczeniowe mogą pochodzić również od operatora płatności. Jeśli Twoje dane kontaktowe przekazał pracodawca lub klient, obejmują zwykle imię i nazwisko, stanowisko, służbowy e-mail oraz treść korespondencji.
| Sytuacja i dane | Cel i podstawa prawna |
|---|---|
| Prośba o prezentację i cennik. E-mail, rola (klient lub partner) i liczba użytkowników lub klientów. Wycena lub prośba o wersję próbną. Firma, imię i nazwisko, e-mail, wybrane wydanie, liczba użytkowników lub klientów, opcjonalnie NIP i wiadomość. | Przygotowanie odpowiedzi, uzgodnienie warunków i obsługa zgłoszenia: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jesteś stroną przyszłej umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy reprezentujesz organizację — uzasadniony interes polega na prowadzeniu kontaktu biznesowego. |
| Wydanie i obsługa licencji. Nazwa klienta, e-mail, plan, numer i klucz licencji, okres aktualizacji, data końca wersji próbnej, identyfikatory aktywacji i historia obsługi. | Wykonanie umowy i udokumentowanie uprawnień do programu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; kontakt z reprezentantami klienta i ochrona przed nadużyciami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Aktywacja i potwierdzanie licencji. Klucz przy aktywacji, numer licencji przy odnowieniu, skrót identyfikatora instalacji, wersja programu, liczniki użytkowników, przestrzeni roboczych i środowisk, daty połączeń. Plik offline zawiera dodatkowo wydanie, czas utworzenia, publiczny klucz instalacji i podpis. | Sprawdzenie aktywacji i limitów oraz zabezpieczenie licencji przed nadużyciami: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Żądania nie zawierają treści konfiguracji WEBCON ani nazw środowisk i użytkowników. Dane techniczne nie są traktowane jako anonimowe, jeżeli można powiązać je z klientem. |
| Rozliczenia. Firma, NIP, adres do faktury, e-mail, informacje o zamówieniu, płatności i fakturze; przy płatności kartą także identyfikatory i statusy transakcji przekazane przez Stripe. | Wykonanie umowy oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani kodu CVC. |
| Pobieranie programu. E-mail i licencja powiązane z linkiem, token pobrania, jego ważność oraz licznik pobrań. | Udostępnienie właściwego wydania i ochrona linku: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. |
| Wsparcie i reklamacje. Dane kontaktowe, numer licencji, treść zgłoszenia i przekazane załączniki. | Obsługa umowy, rozpatrzenie reklamacji oraz ustalenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do sprawy. Nie przesyłaj haseł, kluczy prywatnych ani niepotrzebnych danych osób trzecich. |
| Bezpieczeństwo strony i serwera. Adres IP, czas, adres żądania, status odpowiedzi i informacje o przeglądarce dostępne w logach infrastruktury. | Utrzymanie dostępności, diagnozowanie błędów i przeciwdziałanie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
Prośba o materiały, formularz wyceny ani prośba o wersję próbną nie zapisują do newslettera. Odpowiedzi i wiadomości dotyczące licencji służą obsłudze Twojej sprawy. Ewentualny marketing wymagający zgody wymaga osobnego, dobrowolnego wyboru.
3. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania bez zawarcia umowy: do 6 miesięcy od zakończenia korespondencji.
- Wersje próbne: dane wydanej licencji i ograniczenia ponownej próby — do 12 miesięcy od końca próby; niezrealizowane zapytania — jak wyżej.
- Licencje płatne: dane niezbędne do potwierdzania uprawnień przez czas korzystania z licencji, w tym bezterminowego prawa do uprawnionych wersji. Po zakończeniu umowy — do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
- Dokumenty podatkowe i księgowe: przez okres wymagany prawem, liczony według przepisów właściwych dla danego dokumentu i zobowiązania. Zakończenie utrzymania programu nie rozpoczyna automatycznie nowego okresu podatkowego.
- Wsparcie: do 3 lat od zamknięcia zgłoszenia, chyba że dłuższe przechowywanie konkretnych materiałów jest niezbędne do obsługi trwającego sporu.
- Linki do pobierania: ważne przez 30 dni; po wygaśnięciu identyfikatory i liczniki przechowujemy przez [[OKRES USUWANIA WYGASŁYCH TOKENÓW]].
- Logi: [[POTWIERDZONY OKRES LOGÓW WWW I SERWERA LICENCJI]]. Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu [[OKRES RETENCJI KOPII]].
W razie sporu lub obowiązku prawnego zachowujemy tylko potrzebne dane przez wymagany okres. Po ustaniu podstawy przechowywania dane są usuwane albo nieodwracalnie anonimizowane. Wygaśnięcie linku lub wyłączenie konta nie jest tym samym co usunięcie rekordu.
4. Odbiorcy i przekazywanie poza EOG
Dane mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące klientów oraz dostawcy w zakresie potrzebnym do wykonania usługi:
- Hosting strony, bazy i serwera licencji: [[PODMIOTY HOSTUJĄCE I REGIONY PRZETWARZANIA; SERWER LICENCJI KORZYSTA Z RAILWAY]].
- Poczta transakcyjna: Resend — przesyłanie odpowiedzi, kluczy i linków. Warunki przetwarzania Resend.
- Płatności kartą, jeśli udostępnione dla zamówienia: Stripe — obsługa transakcji i obowiązków operatora płatności. W tym zakresie Stripe może być odrębnym administratorem. Polityka prywatności Stripe.
- Fakturowanie i księgowość: Fakturownia, dostawca obsługi księgowej [[DANE PODMIOTU]] oraz uprawnione organy, w tym KSeF w zakresie wynikającym z prawa.
- Obsługa prawna i reklamacje: doradcy i organy uprawnione do otrzymania danych, gdy wymaga tego konkretna sprawa.
Dostawcy infrastruktury i poczty mogą korzystać z podwykonawców lub dostępu technicznego spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Taki transfer wymaga odpowiedniej podstawy: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo zabezpieczeń z art. 46 RODO, np. standardowych klauzul umownych, wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Informację o zastosowanej podstawie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń otrzymasz od administratora.
Danych nie sprzedajemy. Nie udostępniamy ich osobom trzecim do ich własnych celów reklamowych.
5. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Przenoszenie danych dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — z przyczyn związanych z Twoją sytuacją; wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy.
Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zapoznanie się z tą polityką nie jest zgodą na marketing.
Napisz na adres z punktu 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. W sprawach złożonych termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przyczynie i przedłużeniu poinformujemy w pierwszym miesiącu. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, poprosimy tylko o informacje potrzebne do jej potwierdzenia.
Usunięcie nie obejmuje danych, które nadal musimy przechowywać na innej podstawie prawnej. Przed usunięciem danych potrzebnych do aktywacji wyjaśnimy wpływ na obsługę licencji oraz dostępne rozwiązania. Nie uzależniamy rozpatrzenia wniosku od rezygnacji z praw.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego. Informacje kontaktowe i tryb składania skarg: uodo.gov.pl.
6. Podanie danych i automatyczne sprawdzenia
Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale pola oznaczone jako wymagane są potrzebne do obsługi zgłoszenia. Dane do faktury mogą wynikać z obowiązku prawnego. Brak danych koniecznych do licencji lub aktywacji uniemożliwi wykonanie odpowiedniej usługi. Pola opcjonalne możesz pozostawić puste.
Serwer automatycznie sprawdza ważność klucza, limit aktywacji i wcześniejsze wykorzystanie próby. Formularz wyceny pomaga dobrać plan na podstawie liczby użytkowników lub klientów; ostateczną ofertę przygotowuje człowiek. Nie prowadzimy profilowania reklamowego. Jeśli automatyczna kontrola odrzuci zgłoszenie lub aktywację, skontaktuj się z nami, aby osoba obsługująca licencje mogła zweryfikować sprawę.
7. Cookies i pamięć przeglądarki
Obecna strona sprzedażowa nie korzysta z analitycznych ani reklamowych cookies, pikseli śledzących, zewnętrznej analityki ani magazynu localStorage do identyfikowania odwiedzających. Czcionki i ilustracje są ładowane lokalnie. Formularze przekazują dane do serwera licencji i korzystają z opisanych wyżej usług infrastruktury i poczty.
Po otwarciu zewnętrznej usługi, np. płatności Stripe, zastosowanie mają także jej zasady prywatności. Instalacja Spectrum Server ma własny mechanizm sesji użytkowników; jej administrator odpowiada za informację o przetwarzaniu danych w swojej organizacji.
8. Dane w Twojej instalacji Spectrum i AI
Paczki, migawki konfiguracji, konta użytkowników i wyniki analiz są przechowywane na infrastrukturze zarządzanej przez klienta lub jego usługodawcę. Samo udzielenie licencji nie daje nam dostępu do tej bazy. Organizacja korzystająca z programu może być administratorem albo podmiotem przetwarzającym dla swojego klienta — zależy to od rzeczywistego sposobu pracy.
Opisy AI są opcjonalne. Po ich włączeniu materiał z konfiguracji trafia do dostawcy modelu wskazanego przez administratora instalacji; może zawierać dane osobowe lub informacje poufne zapisane w konfiguracji. Wybór dostawcy, zakres materiału, zasady retencji i ewentualne transfery wymagają oceny przez tę organizację. Nie należy zakładać, że każdy zewnętrzny model działa wyłącznie w UE albo nie wykorzystuje danych do własnych celów.
Jeżeli w ramach wsparcia ma zostać przekazana baza, logi z danymi osobowymi lub dostęp zdalny, najpierw uzgadniamy zakres, bezpieczny kanał i role stron. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, konieczna jest odpowiednia umowa powierzenia przed udostępnieniem danych. Szczegóły połączeń opisuje strona Bezpieczeństwo Spectrum.
9. Zmiany polityki
Aktualną wersję i datę udostępniamy na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących obsługiwanych klientów informujemy także właściwym kanałem kontaktu. Aktualizacja polityki nie rozszerza automatycznie udzielonej zgody ani uprawnień do użycia danych w nowym celu.